Kualitas , Tujuan dan Konsep Manajemen yang digunakan untuk mengenali lawan bicara

Pertemuan Ketiga Mata Kuliah Perilaku Keorganisasian yang membahas bagaimana konsep-konsep manajamen yang di gunakan untuk mengenali lawan bicara kita .

Banyak orang mengartikan quality assurance dan quality control merupakan sebuah proses yang sama. Padahal terdapat perbedaan antara quality assurance dan quality control. Meskipun sama-sama bersumber dari kata “quality” yang berarti “kualitas”, namun tujuan dari kedua aktivitas ini berbeda. Menurut asumsi saya, awalnya quality assurance is part of quality control yang berarti quality assurance merupakan bagian dari quality control. Namun asumsi saya salah, ternyata terbalik bahwa quality control is a part of quality assurance. Dari beberapa sumber yang saya dapatkan, perbedaan quality assurance dan quality control dapat ditinjau dari beberapa aspek seperti definisi, tujuan, fokus, bagaimana, apa dan aspek lainnya yang dapat saya rangkum pada penjelasan perbedaan quality assurance dan quality control sebagai berikut.

Perbedaan Quality Assurance dan Quality Control

Definisi

Quality Assurance (QA) adalah kumpulan aktivitas yang bertujuan untuk memastikan proses pengembangan suatu produk berjalan dengan baik, baik itu sebuah produk perangkat lunak maupun produk lainnya. Sedangkan Quality Control (QC) adalah kumpulan aktivitas yang bertujuan untuk memastikan kualitas produk yang dihasilkan atau dengan kata lain berfokus pada hasil produksi apakah sesuai dengan requirement atau spesifikasi awal yang ditetapkan. Dari kedua definisi tersebut dapat kita artikan bahwa QA memastikan proses pengembangan produk berjalan dengan baik sedangkan QC memastikan hasil produksi sesuai dengan spesifikasi awal produk.

Fokus

QA berfokus pada upaya pencegahan terjadinya kesalahan pada proses pengembangan produk sedangkan QC berfokus pada identifikasi atau koreksi hasil produksi.

Tujuan

QA bertujuan untuk meningkatkan proses pengembangan dan testing agar tidak terjadi kesalahan selama produk dikembangkan, sedangkan QC bertujuan untuk mengidentifikasi kesalahan setelah produk dikembangkan sebelum produk di release ke luar organisasi atau perusahaan.

Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities)yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

POAC(Planning, Organizing, Actuating, and Controlling)

Secara umum, dunia manajemen menggunakan prinsip POAC. atau Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka. Berikut akan kami jelaskan masing masing point tersebut :

1.      Planning

Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus SMART yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

2.      Organizing

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

3.      Actuating

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

4.      Controlling
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusn alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik.

Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah :

1.G. R. Terry : Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.

2.Claude S. Goerge, Jr : Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif.

3.Horold dan Cyril ODonnell : Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

4.P. Siagian : Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data, penelitian yang matang atas alternatif dan tindakan.

2..Fase Pengambilan Keputusan

1.Aktivitas intelegensia ; Proses kreatif untuk menemukan kondisi yang mengharuskan keputusan dipilih atau tidak.

2.Aktifitas desain ; Kegiatan yang mengemukakan konsep berdasar aktifitas intelegensia untuk mencapai tujuan.

Aktifitas desain meliputi :

- menemukan cara-cara/metode

- mengembangkan metode

- menganalisa tindakan yang dilakukan.

3.Aktifitas pemilihan ; Memilih satu dari sekian banyak alternatif dalam pengambilan keputusan yang ada. Pemilihan ini berdasar atas kriteria yang telah ditetapkan.

Dari tiga aktifutas tersebut diatas, dapat disimpulkan tahap pengambilan keputusan adalah :

a. Mengidentifikasi masalah utama

b. Menyusun alternatif

c. Menganalisis alternatif

d. Mengambil keputusan yang terbaik

3. Teknik Pengambilan Keputusan

1.Operational Research/Riset Operasi ; Penggunaan metode saintifik dalam analisa dan pemecahan persoalan.

2.Linier Programming ; Riset dengan rumus matematis. Teori Pengambilan Keputusan

3.Gaming War Game ; Teori penentuan strategi.

4.Probability ; Teori kemungkinan yang diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal tidak normal.

4.Proses Pengambilan Keputusan

Menurut G. R. Terry :

1. Merumuskan problem yang dihadapi

2. Menganalisa problem tersebut

3. Menetapkan sejumlah alternatif

4. Mengevaluasi alternatif

5. Memilih alternatif keputusan yang akan dilaksanakan

Menurut Peter Drucer :

a. Menetapkan masalah

b. Manganalisa masalah

c. Mengembangkan alternatif

d. Mengambil keputusan yang tepat

e. Mengambil keputusan menjadi tindakan efektif

Seorang Peminpin Dalam Mengambil Keputusan

Pertemuan kedua pada Perilaku Keorganisasian saya mendapat bagaimana seorang Pemimpin dalam  Pengambilan keputusan (decision making) dapat diartikan sebagai sebuah proses dimana anggota organisasi memilih mengambil tindakan tertentu sebagai respon terhadap peluang atau masalah yang dihadapi.

Peran seorang pemimpin dituntut untuk memiliki keterampilan,yaitu keterampilan teknis meliputi keterampilan dalam menerapkan pengetahuan dan keahlian yang dimiliki, keterampilan manusiawi meliputi kemampuan kerjasama,memahami dan memotivasi orang lain dan kerampilan konseptual berkaitan dengan kemampuan dalam pengambilan keputusan.

Analisis situasi merupakan tahap pengumpulan data yang ditempuh peneliti sebelum merancang dan merencanakan program. Analisis situasi bertujuan untuk mengumpulkan informasi mencakup jenis dan bentuk kegiatan, pihak atau publik yang terlibat, tindakan dan strategi yang akan diambil, taktik, serta anggaran biaya yang diperlukan dalam melaksanakan program. Pada umumnya, proses analisis situasi terdiri dari analisis situasi internal dan analisis situasi eksternal.

• Analisis situasi internal merupakan tinjauan ulang secara menyeluruh terhadap persepsi dan tindakan organisasi.^[2]. Jenis dari analisis situasi internal adalah hubungan personal (personal contact), informasi kunci (key informan), Internet, bdan pengawas (advisory board), ombudsman, dan penelitian lapangan (field research).
• Analisis situasi eksternal merupakan tinjauan ulang secara sistematis latar belakang masalah yang berada di luar organisasi.^[2]. Jenis dari analisis situasi eksternal mencakup data sekunder (studi pustaka), survei, pengamatan, dan analisis isi

ANALISIS PERSOALAN :

• Penyimpangan dari standar.
• Target tidak tercapai.
• Rencana tidak  terlaksana.
• Yang seharusnya  tidak sama dengan yang sebenarnya.
• Proses mengidentifikasi, mengurai  suatu penyimpangan atau deviasi dan menemukan sebab terjadinya penyimpangan atau deviasi.
• Tetapkan definisi persoalan.
• Tetapkan dimensi persoalan  ( Apa, Dimana, Kapan, Bagaimana ).
• Tentukan fakta, bukan fakta, perbedaan, perubahan  pada dimensi persoalan.
• Inventarisir sebab yang mungkin.
• Tetapkan sebab paling mungkin.
• Lakukan verifikasi.

Keterampilan

Robert Katz (Robbins, 2003:5) mengidentifikasi adanya tiga macam keterampilan penting yang harus dimiliki manajer, yaitu technical skills (keterampilan teknis), human skills (keterampilan kemanusiaan), dan conceptual skills (keterampilan konseptual)

a. Technical Skills (Keterampilan Teknis) Technical skills merupakan kemampuan teknis untuk melakukan pekerjaan yang memerlukan pengetahuan atau keahlian khusus.

b. Human Skills (Keterampilan Kemanusiaan) Human skills menunjukkan kemampuan bekerja dengan memahami dan memotivasi orang lain, baik secara individu maupun kelompok.

c. Conceptual Skills (Keterampilan Koseptual) Conceptual skills merupakan kemampuan mental untuk menganalisis dan mendiagnosis situasi yang kompleks serta merumuskan konsep.

d. Diagnostic Skills (Ketarampilan Mendiagnosis) Manajer sering diminta melakukan investigasi masalah dan mengimplementasikan perbaikan selama melakukan tindakan.

e. Political Skill (Keterampilan Politis) Political skill merupakan kemampuan untuk memperoleh kekuasaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
Sementara itu, Griffin dan Ebert (1999:121) di samping mengemukakan perlunya techical skills, human relation skills, dan conceptual skills, menambahkan keterampilan lain yang perlu dimiliki manajer, yaitu decision-making skills dan time management skills.

f. Decision –Making Skills (Keterampilan Pengambilan Keputusan) Ketarampilan membuat keputusan merupakan keterampilan dalam mendefiniskan masalah dan menyeleksi cara untuk melakukan tindakan yang baik. Terdapat tiga langkah dasar yang dapat dilakukan untuk membuat keputusan, yaitu : (1) mendefinisikan masalah, mengumpulkan fakta, dan mengidentifikasi alternatif solusi, (2) mengevaluasi masing-masing alternatif dan memilih salah satu yang terbaik, (3) mengimplementasikan alternatif yang dipilih, secara periodik menindaklanjuti dan mengevaluasi efektivitas dari pilihan tersebut.

g. Time Manajement Skills ( Keterampilan Manajemen Waktu) Keterampilan mengelola waktu merupakan keterampilan yang berkaitan dengan penggunaan waktu secara produksi. Waktu sangat berharga, dan penggunaan waktu dengan tidak baik akan menyebabkan biaya dan memboroskan produktivitas.

Problem solving :

Sebelum kita mulai membahas tentang apa itu problem solving (pemecahan masalah), terlebih dahulu kita harus mengetahui apa itu masalah. Pada dasarnya, masalah adalah suatu situasi dimana seseorang dihadapkan pada suatu hal yang memerlukan suatu solusi dimana jalan menuju solusi tersebut tidak secara langsung diketahui. Dalam kehidupan sehari-hari, suatu masalah biasanya muncul dari segala sesuatu yang berasal dari masalah pribadi seperti cara terbaik untuk menyeberangi suatu jalan (biasanya terselesaikan tanpa menggunakan pemikiran yang dalam), sampai kepada permasalahan yang kompleks seperti bagaimana memasang sebuah sepeda baru. Tentunya, menyeberangi jalan tidak selalu menjadi masalah yang sederhana pada kondisi tertentu.

Dalam buku problem solving strategies for efficient and ellegant solutions, a resource for mathematics teacher, Alfred S. Posamentier dan Stephen Krulik memaparkan bahwa ada 10 strategi dalam pemecahan masalah. Pada dasarnya, hanya ada beberapa masalah saja yang dapat diselesaikan dengan hanya menggunakan satu strategi. Umumnya, kombinasi dari beberapa strategi seringkali digunakan untuk dapat menemukan solusi dari suatu masalah. Kesepuluh strategi tersebut adalah sebagai berikut:

1.  Working backwards

2.  Finding a pattern

3.  Adopting a different point of view

4.  Solving a simpler, analogous problem

5.  Considering extreme cases

6 . Making a drawing

7.  Intelligent guessing and testing

8.  Accounting for all possibilties

9.  Organizing data

10. Logical reasoning

Untuk mengetahui secara singkat bagaimana menggunakan strategi diatas, maka berikut satu soal yang pada umumnya orang akan menyelesaikannya dengan menggunakan metode trial and error yang memerlukan waktu yang lama. Namun, untuk merasakan pentingnya strategi diatas, maka kita akan menemukan solusi dari soal tersebut dengan menggunakan beberapa strategi diatas.